As chances são boas de que, em algum momento da sua vida, você tenha tido uma aula de gestão de tempo, leu livros sobre isso e tentou até usar um planejador eletrônico ou criar uma rotina para organizar, priorizar e agendar o seu dia. Mas, com tanto conhecimento, por que as coisas ainda andam errado e seu dia parece ser menor do que você precisa? A resposta é simples: tudo o que você já aprendeu sobre gestão do tempo é um completo desperdício de tempo porque ele funciona.
Antes mesmo de começar a gerir o tempo, você deve aprender o que é o tempo. Um dicionário define o tempo como “o momento ou período em que ocorrem as coisas.” Simplificando, o tempo é quando as coisas acontecem.
Existem dois tipos de tempo: o tempo do relógio e tempo real. Na hora do relógio, há cerca de 60 segundos em um minuto, 60 minutos em uma hora, 24 horas em um dia e 365 dias em um ano. Todo o tempo passa da mesma forma. Quando alguém faz 50 anos, são exatamente 50 anos de idade. Nem mais, nem menos.
Em tempo real, todo o tempo é relativo. O tempo voa ou arrasta-se dependendo do que você está fazendo. Duas horas na oficina podem parecer 12 anos. E ainda assim os nossos filhos de 12 anos de idade parecem ter crescido em apenas duas horas.
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O Que Gere seu Tempo: o Tempo Real ou o Tempo do Relógio?
A razão pela qual o uso de dispositivos e sistemas de gestão de tempo não funcionarem é que estes sistemas são projetados para gerenciar o tempo do relógio. O tempo do relógio é irrelevante. Você não vive em ou até mesmo tem acesso ao tempo do relógio. Você vive em tempo real, um mundo em que todo o tempo voa quando se está se divertindo ou se arrasta quando você está fazendo algo chato.
A boa notícia é que o tempo real é mental. Ela existe entre suas orelhas. Você o cria. E qualquer coisa que você cria, você pode gerenciar. É hora de remover qualquer auto-sabotagem ou auto-limitações com afirmações como “não tenho tempo suficiente“, ou hoje não é “o momento certo” para começar uma nova ação do trabalho. Isso não ajuda em nada.
Pensamentos, Conversas e Ações
Existem três maneiras de passar o tempo: com pensamentos, apenas conversas e com ações de fato. Independentemente do tipo de emprego que você possui, o seu trabalho será composto por esses três itens.
Como um trabalhador, você pode ser frequentemente interrompido ou direcionado em direções diferentes enquanto está executando ações importantes. Algumas vezes não se pode eliminar interrupções. Logo, é preciso começar a pensar quanto tempo se passa pensando, conversando e agindo de fato.
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Como ter um dia Mais Produtivo no Trabalho
Leve uma agenda e grave todos os seus pensamentos, conversas e atividades por uma semana. Isso vai ajudar você a entender o que você faz durante um dia e onde seus momentos preciosos estão indo. Você vai ver quanto tempo é realmente gasto produzindo resultados e quanto tempo é desperdiçado em pensamentos improdutivos, conversas e ações que não levam a nada e ainda deixam a sua agenda atrasada de pendências.
Qualquer atividade ou conversa que é importante para o seu sucesso deve ter um tempo atribuído a ela. Listas de tarefas ficam cada vez maiores até o ponto de se tornarem irrealizáveis. Por isso perder tempo não é bacana no emprego.
Uma boa dica é agendar compromissos com você mesmo e criar blocos de tempo para pensamentos de alta prioridade, conversas e ações. Programe quando eles vão começar e terminar. Ter disciplina para manter esses compromissos é essencial.
Tente Controlar seus Tempos Fora do Trabalho
Todo mundo pode sim se distrair e relaxar das tarefas chatas do dia a dia, mas com limites. Mantenha o plano de passar pelo menos 50% do seu tempo de trabalho envolvido nos pensamentos, atividades e conversas que produzem a maior parte de seus resultados.
Mas faça uma pausa. Programe um tempo para interrupções. Planeje tempo para ser levado para longe do que você está fazendo e relaxar. Você pode tomar um café, relaxar ou bater papo mesmo. Mas quando este tempo acabar, volte ao trabalho de pronto.
Planeje o Seu Dia
Use os primeiros 30 minutos de cada dia para planejar o seu dia. Não comece o seu dia até completar o seu plano de tempo. O momento mais importante do dia é o tempo que você deve usar para programar na agenda um horário para tudo.
Tome cinco minutos antes de cada chamada e tarefa de decida o resultado que você quer alcançar. Isso ajudará você a saber o que se parece com sucesso antes de começar. E que também irá retardar o tempo adiante. Tome cinco minutos depois de cada chamada e atividade para determinar se o resultado desejado foi alcançado. Se não, o que estava faltando? Como você coloca o que está faltando em sua próxima chamada ou atividade?
Anuncie que Não Quer ser Chamado Quando Estiver Focado
Ponha-se um “não perturbe” quando tem que começar uma nova atividade no trabalho. A prática de não atender o telefone só porque ele está tocando e ler e-mails porque chegaram aviso é uma dica para se concentrar mais e não perder tempo com distrações.
Desligue mensagens instantâneas. Não dê instantaneamente às pessoas sua atenção a menos que seja absolutamente crucial para o seu emprego para oferecer uma resposta humana imediata. Em vez disso, agende um tempo para responder e-mail e retornar telefonemas.
Tire as distrações do seu lado. Bloqueie outras distrações, como o Facebook e outras formas de mídia social, a menos que você as use usar essas ferramentas de trabalho.
Lembre-se Que é Impossível Fazer Tudo
As vezes sua agenda vai continuar atrasada e isso é grave, mas tudo é remediável. Lembre-se também que as chances são boas de que 20% dos seus pensamentos, conversas e atividades produzem 80% dos seus resultados.
